QI Sistema OS

• 1

  Abra o sistema no navegador

  Acesse o endereço do sistema QI OS no seu navegador de internet (Google Chrome, Firefox, Edge, etc.).

• 2

  Digite seu e-mail

  No campo "E-mail", digite o endereço de e-mail que foi cadastrado para você no sistema.

• 3

  Digite sua senha

  No campo "Senha", digite a sua senha. Clique no ícone do olho para ver o que está digitando se precisar.

  💡 Sua senha é pessoal e intransferível. Não compartilhe com ninguém.
• 4

  Clique em "Entrar"

  Clique no botão azul "Entrar". Se os dados estiverem corretos, você será redirecionado para o Painel do sistema.

  ⚠️ Se aparecer mensagem de erro, verifique se o e-mail e senha estão corretos. Entre em contato com o administrador caso não consiga acessar.

O Painel é a tela inicial do sistema. Ao entrar no QI Sistema OS, você verá um resumo completo de tudo que está acontecendo na sua empresa naquele momento.

• 📦
  Quantidade de OS por statusVeja quantas ordens estão em entrada, andamento, concluídas, etc.
• 💵
  Resumo financeiro do mêsTotal gerado, valor de serviços, peças e o que ainda está a receber.
• 🎯
  Meta de vendasBarra de progresso mostrando quanto do objetivo do mês já foi atingido.
• 👥
  Novos clientesQuantidade de clientes cadastrados no mês atual.
• 🛒
  Vendas do TinyPedidos de produtos integrados ao Tiny ERP que entram na meta do mês.
• ⏰
  OS com prazo vencidoAlertas em vermelho para ordens que já passaram do prazo de entrega.

No canto superior direito, um sino mostra a quantidade de agendamentos marcados para hoje. Clique no sino para ver os detalhes dos lembretes.

No topo da tela há um campo de busca. Digite o número de uma OS ou o nome de um cliente para encontrá-lo rapidamente sem precisar navegar pelos menus.

• 1

  Acesse o menu "Clientes"

  Clique em "Clientes" no menu lateral esquerdo.

• 2

  Clique em "Novo Cliente"

  Clique no botão azul "Novo Cliente" no canto superior direito da tela.

• 3

  Preencha os dados

  Preencha os campos: Nome (obrigatório), CPF/CNPJ, telefone, celular, e-mail, endereço e cidade. Selecione se o cliente é Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.

  💡 Quanto mais informações preencher, mais fácil será localizar o cliente depois.
• 4

  Salve o cadastro

  Clique em "Salvar". O cliente aparecerá na lista e estará disponível na hora de abrir uma OS.

Use a barra de busca no topo da lista de clientes. Você pode pesquisar por:

• 1

  Clique em "Importar CSV/Excel"

  No topo da página de clientes, clique no botão "Importar CSV/Excel".

• 2

  Selecione seu arquivo

  Escolha um arquivo .CSV ou .XLSX com os dados dos clientes. O sistema detecta automaticamente as colunas de nome, telefone, e-mail, etc.

• 3

  Confirme a importação

  Revise os dados e confirme. Os clientes serão cadastrados automaticamente.

  ⚠️ Verifique o arquivo antes de importar para evitar dados incorretos.

Na lista de clientes, clique no ícone de lápis ✏️ para editar os dados, ou no ícone de lixeira 🗑️ para excluir. Clientes vinculados a OS não podem ser excluídos.

• 1

  Vá em "Ordens de Serviço" e clique em "Nova OS"

  No menu lateral, clique em "Ordens de Serviço" e depois no botão "+ Nova OS" no canto superior direito.

• 2

  Selecione ou cadastre o cliente

  Comece digitando o nome do cliente no campo de busca. Se ele já estiver cadastrado, aparecerá na lista. Se for um cliente novo, clique em "+ Novo cliente" para cadastrá-lo ali mesmo.

• 3

  Preencha os dados do equipamento

  Informe o tipo de equipamento (notebook, celular, etc.), marca, modelo, número de série e descreva o problema relatado pelo cliente.

• 4

  Defina atendente e técnico

  Selecione quem está atendendo (atendente) e quem vai fazer o serviço (técnico). O sistema pode ter padrões definidos nas configurações.

• 5

  Configure prioridade e prazo

  Selecione a prioridade (Normal, Alta ou Urgente) e defina uma data de prazo de entrega se houver.

  💡 OS urgentes aparecem destacadas na lista para que a equipe dê atenção prioritária.
• 6

  Adicione o checklist de entrada (opcional)

  Marque os itens do checklist de recebimento do equipamento (cabos inclusos, bateria, capa, etc.).

• 7

  Salve a OS

  Clique em "Salvar OS". O sistema gerará um número automático para essa OS (ex: #0042).

Dentro de uma OS aberta, você pode adicionar os serviços realizados e peças utilizadas:

• 1

  Adicionar serviço

  Na aba de serviços da OS, clique em "+ Adicionar Serviço". Escolha um serviço do catálogo ou crie um novo. O valor é preenchido automaticamente, mas pode ser ajustado.

• 2

  Adicionar peça

  Clique em "+ Adicionar Peça", informe o nome da peça, quantidade e valor unitário. O sistema calcula o total automaticamente.

• 3

  Veja o resumo de valores

  O sistema mostra o total de serviços, total de peças e o valor total da OS. Você pode aplicar um desconto se necessário.

Registre fotos do equipamento para documentar seu estado de entrada e saída:

• 1

  Acesse a aba de fotos

  Dentro da OS, clique na aba "Fotos".

• 2

  Envie a foto

  Clique na área de upload ou arraste a foto. Pelo celular, você pode tirar a foto diretamente pela câmera. As fotos são comprimidas automaticamente.

  💡 Sempre fotografe o equipamento na entrada para registrar avarias pré-existentes.

• 1

  Adiantamento (sinal)

  Se o cliente pagar um valor antecipado, registre o adiantamento na OS. Informe o valor pago e a forma de pagamento (dinheiro, Pix, cartão, etc.).

• 2

  Quitação final

  Ao concluir o serviço e o cliente quitar o saldo restante, registre a quitação. O sistema calcula automaticamente quanto ainda falta pagar.

Dentro de qualquer OS, clique no botão "Gerar PDF". O sistema criará um documento com todas as informações: dados do cliente, equipamento, serviços realizados, valores e termos de garantia. Esse PDF pode ser impresso ou enviado ao cliente.

OS finalizadas têm 90 dias de garantia automática. Na lista de OS, se a garantia ainda estiver válida, aparecerá um botão de escudo. Clique nele para abrir automaticamente uma nova OS vinculada à original.

Além do status principal, uma OS pode ter uma situação adicional:

Na lista de OS, use os filtros para encontrar rapidamente o que procura:

• 🏷️
  Por statusClique nos status no menu lateral (Todas, Entrada, Andamento, etc.)
• 👤
  Por técnicoUse o filtro de técnico para ver só as OS de um responsável
• 📅
  Por dataFiltre por período de abertura ou prazo
• ⚡
  Por prioridadeVeja as urgentes e alta prioridade separadamente

O catálogo de serviços é uma lista pré-definida dos serviços que sua empresa realiza, com seus respectivos valores. Quando você adiciona um serviço numa OS, pode escolher diretamente desse catálogo — evitando ter que digitar o nome e valor toda vez.

• 1

  Acesse "Serviços" no menu lateral

  Clique em "Serviços" para ver todos os serviços cadastrados.

• 2

  Clique em "Novo Serviço"

  Clique no botão azul no canto superior direito.

• 3

  Preencha o nome, descrição e valor

  Informe o nome do serviço (ex: "Formatação de Notebook"), uma descrição opcional e o valor padrão cobrado.

  💡 O valor pode ser ajustado individualmente em cada OS se precisar.
• 4

  Salve

  Clique em "Salvar". O serviço ficará disponível para seleção em todas as OS futuras.

A Agenda permite marcar horários para atendimento de clientes. Você visualiza todos os agendamentos do dia numa grade de horários, podendo confirmar, cancelar ou converter o agendamento diretamente em uma Ordem de Serviço.

• 1

  Acesse "Agenda" no menu lateral

  Veja a grade semanal com os horários disponíveis.

• 2

  Clique em um horário disponível

  Clique em qualquer célula vazia da grade para abrir o formulário de agendamento.

• 3

  Preencha os dados

  Informe o nome do cliente, telefone, equipamento com problema e uma observação se necessário.

• 4

  Confirme o agendamento

  Clique em "Agendar". O horário ficará marcado na grade com o nome do cliente.

  💡 O sistema enviará um lembrete automático quando o horário do agendamento se aproximar.

Quando o cliente chegar para o atendimento agendado:

• 1

  Clique no agendamento

  Na grade da agenda, clique no cartão do agendamento do cliente.

• 2

  Clique em "Converter em OS"

  O sistema abrirá o formulário de Nova OS com os dados do cliente já preenchidos automaticamente — economizando tempo!

Precisa bloquear um dia de folga ou horário específico? Clique em "Gerenciar Bloqueios" na agenda. Você pode bloquear um dia inteiro ou apenas um horário, informando o motivo (feriado, almoço, etc.).

O Financeiro é um extrato de todas as movimentações de dinheiro geradas pelas OS: pagamentos recebidos, adiantamentos, estornos e descontos. Cada registro está vinculado a uma OS e pode ser rastreado.

• 📅
  Por períodoEscolha entre: Hoje, Esta semana, Este mês, Este ano ou período personalizado.
• 🔎
  Por busca livreDigite o nome do cliente, número da OS, equipamento ou marca para filtrar.
• 🏷️
  Por tipoFiltre apenas adiantamentos, quitações, estornos ou descontos.
• 💳
  Por forma de pagamentoFiltre por Pix, dinheiro, cartão de crédito, débito, etc.

Clique no botão "Exportar Excel" para baixar todos os lançamentos do período filtrado em uma planilha. Útil para contabilidade e relatórios externos.

• 📅
  OS por PeríodoLista todas as OS abertas em um determinado período com seus valores e status.
• 👨‍🔧
  OS por TécnicoVeja quantas OS cada técnico atendeu e o valor gerado por cada um.
• 🏷️
  OS por StatusQuantas OS estão em cada etapa (entrada, andamento, concluídas, etc.).
• 👥
  Clientes NovosQuantos clientes foram cadastrados no período e de onde vieram.
• 🔧
  Serviços RealizadosQuais serviços foram feitos com mais frequência e quanto geraram.
• 💰
  FinanceiroResumo de entradas, saídas e saldo do período.
• 📊
  OS Mensal (gráfico)Gráfico de barras com a evolução das OS mês a mês.

• 1

  Escolha o tipo de relatório

  Clique em um dos cards no topo (ex: "OS por Período").

• 2

  Defina os filtros

  Selecione a data de início, data de fim e outros filtros disponíveis para o tipo de relatório escolhido.

• 3

  Clique em "Gerar Relatório"

  Os dados aparecerão na tela. Você pode ver em forma de tabela ou gráfico, dependendo do relatório.

• 4

  Exporte se necessário

  Clique em "Exportar Excel" ou "Exportar PDF" para baixar o relatório.

Esta tela mostra os pedidos de produtos vendidos pelo Tiny ERP (sistema de vendas externo). Esses valores são integrados automaticamente e somados à meta de faturamento mensal exibida no Painel.

• 1

  Clique em "Sincronizar Tiny"

  No canto superior direito, clique no botão azul. O sistema buscará os pedidos mais recentes do Tiny.

• 2

  Aguarde a sincronização

  Os pedidos aparecerão na tabela com data, número do pedido, cliente e valor total.

Configure as informações da sua empresa que aparecerão nos PDF's das OS:

• 🖼️
  Logo da empresaEnvie a logo em PNG ou JPG. Aparecerá no topo dos PDF's gerados.
• 🏢
  Nome e CNPJRazão social e CNPJ da empresa.
• 📞
  Telefone e e-mailContatos que aparecerão no documento.
• 📍
  EndereçoEndereço completo da empresa.
• 🎯
  Meta de faturamentoDefina a meta mensal que aparece no Painel.
• 👤
  Atendente e técnico padrãoPré-seleciona esses campos ao abrir uma nova OS.

Configure os termos e condições que aparecem na parte inferior dos PDF's das OS (termos de serviço, garantia, responsabilidades). Clique na aba "Termos" e edite o texto conforme a necessidade da sua empresa.

Gerencie quem tem acesso ao sistema:

• 1

  Adicionar novo usuário

  Clique em "+ Novo Usuário". Informe o nome, e-mail e selecione o tipo: Administrador, Atendente ou Técnico.

• 2

  O usuário receberá um convite

  Um e-mail de convite será enviado para o endereço cadastrado. O novo usuário criará sua própria senha.

• 3

  Editar ou desativar

  Use os botões de edição para alterar o tipo de acesso ou desativar um usuário que não usa mais o sistema.

Configure os itens do checklist de recebimento de equipamentos (ex: "Cabo de alimentação incluso", "Bateria funciona", "Teclado completo"). Esses itens aparecem no formulário de nova OS para serem marcados na entrada do equipamento.

* A OS pode ser pausada em qualquer etapa ou cancelada.

• 🔍
  Busca rápida no topoUse o campo de busca no topo para encontrar qualquer OS pelo número (ex: #42) ou o nome do cliente sem precisar navegar pelos menus.
• 📋
  Clique na linha da OS para abrirNa lista de OS, basta clicar em qualquer parte da linha para abrir a OS — não precisa clicar no botão de editar.
• 👤
  Cadastre o cliente direto na OSAo abrir uma nova OS, se o cliente não estiver cadastrado, você pode cadastrá-lo ali mesmo sem sair da tela.
• 📅
  Use a agenda para organizar chegadasAgende os clientes com antecedência. Quando chegarem, converta o agendamento em OS com um clique.
• 📸
  Fotografe sempre na entradaRegistre fotos do equipamento ao receber. Isso protege a empresa de disputas sobre arranhões e avarias pré-existentes.
• 🖨️
  PDF da OS para o clienteSempre gere o PDF da OS e entregue uma cópia ao cliente ao deixar o equipamento. Isso formaliza o atendimento.
• 🎯
  Acompanhe a meta no PainelConsulte o Painel diariamente para saber se a equipe está no caminho certo para bater a meta do mês.
• 🔔
  Fique de olho nas notificaçõesO sino no canto superior direito avisa sobre agendamentos do dia. Não ignore!
• ⚡
  Marque prioridade "Urgente" quando necessárioOS urgentes ficam destacadas visualmente na lista para que toda a equipe dê atenção especial.
• 💰
  Registre adiantamentos na horaSempre que o cliente pagar um sinal, registre o adiantamento na OS imediatamente para manter o financeiro atualizado.

Em caso de dúvidas ou problemas no sistema, entre em contato com o administrador do sistema da sua empresa. Para problemas técnicos mais sérios, acione o suporte responsável pela implantação do QI Sistema OS.